Excedencia laboral: obligaciones de la empresa según cada tipo

Cuando un trabajador solicita una excedencia, la empresa se enfrenta a una situación en la que es importante tener en cuenta las obligaciones legales precisas y conocer la necesidad organizativa real: cubrir, aunque sea temporalmente, un puesto sin perder de vista los derechos del trabajador. En este artículo te explicamos en profundidad qué tipos de excedencia laboral existen, qué obligaciones genera cada una para la empresa y cómo debe gestionarse el proceso para evitar conflictos y posibles reclamaciones.

¿Qué es la excedencia laboral?

La excedencia laboral es el derecho que tiene un trabajador a suspender temporalmente su contrato de trabajo, sin que esto suponga una ruptura definitiva de la relación con la empresa. Está regulada en el artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores. Durante este período, el trabajador deja de prestar servicios y la empresa deja de abonar su salario, pero el vínculo contractual entre ambas partes se mantiene.

El propio artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores establece que la excedencia podrá ser voluntaria o forzosa, y regula las condiciones, derechos y plazos aplicables a cada tipo. Además del Estatuto, conviene tener presente que:

• Los convenios colectivos pueden añadir condiciones específicas sobre duración o requisitos, por lo que su consulta es siempre necesaria antes de gestionar cualquier solicitud.
• Debe prestarse especial atención cuando la empresa atraviesa cambios estructurales que puedan derivar en un despido objetivo durante el período de reserva del puesto o de derecho preferente al reingreso.

Tipos de excedencia laboral

Cada excedencia genera unas obligaciones distintas para la empresa. El nivel de protección del empleado, especialmente en lo relativo a la reserva del puesto de trabajo, varía considerablemente según el tipo.

Excedencia voluntaria

Es aquella que el trabajador solicita por motivos personales o profesionales, sin necesidad de justificar una causa concreta. Tiene una duración mínima de cuatro meses y máxima de cinco años.

• A diferencia de otras modalidades, la empresa no está obligada a reservar el puesto de trabajo concreto del empleado, sino que existe únicamente un derecho preferente de reingreso en un puesto de igual o similar categoría.
• Durante este período el trabajador no cobra salario ni cotiza a la Seguridad Social.
• Para poder solicitarla, generalmente se exige una antigüedad mínima en la empresa, y la ley establece que debe transcurrir un período mínimo desde la anterior excedencia voluntaria para poder solicitar otra.

El Tribunal Supremo ha aclarado que si la empresa niega la reincorporación por inexistencia de vacante, esto no constituye un despido, sino la simple constatación de que no se cumple la condición para activar el derecho preferente; la relación laboral sigue suspendida.

Excedencia forzosa

Se concede de forma obligatoria cuando el trabajador es designado o elegido para desempeñar un cargo público o sindical que le imposibilita acudir a su puesto de trabajo. El Estatuto de los Trabajadores contempla dos supuestos principales:

• La designación o elección para un cargo público que imposibilite la asistencia al trabajo.
• La realización de funciones sindicales de ámbito provincial o superior que impidan la asistencia al trabajo.

Esta modalidad ofrece al trabajador una protección mucho mayor que la voluntaria: otorga la reserva del puesto de trabajo, de modo que la empresa está obligada a guardar el mismo puesto para su reincorporación, y además el período de excedencia forzosa computa a efectos de antigüedad.

Excedencia por cuidado de hijos

Se trata de un derecho individual reconocido a hombres y mujeres para atender el cuidado de cada hijo, ya sea por naturaleza, adopción, guarda con fines de adopción o acogimiento permanente. Los trabajadores tendrán derecho a un periodo de excedencia de duración no superior a tres años para atender al cuidado de cada hijo, a contar desde la fecha de nacimiento o, en su caso, de la resolución judicial o administrativa.

La empresa no puede denegar esta excedencia si el trabajador cumple los requisitos legales. Existe una obligación reforzada de reserva de puesto:

• Si la reincorporación se produce durante el primer año, el trabajador tiene derecho a reingresar en el mismo puesto de trabajo, con la misma categoría, retribución y condiciones, sin que ello pueda condicionarse a la existencia de una vacante.
• Después del primer año, el trabajador conserva el derecho al reingreso, aunque no necesariamente en el mismo puesto, sino en uno disponible entre las vacantes existentes del mismo grupo profesional o categoría equivalente.
• En familias numerosas, la reserva se amplía hasta un máximo de quince meses, y para familias numerosas de carácter especial, hasta dieciocho meses.

Durante toda la excedencia, el trabajador sigue acumulando antigüedad y tendrá derecho a la asistencia a cursos de formación, a cuya participación deberá ser convocado por la empresa, especialmente con ocasión de su reincorporación. A efectos de Seguridad Social, el período se considera cotizado a efectos de jubilación, desempleo y otras prestaciones, aunque durante la excedencia no se percibe salario alguno de la empresa. Ten en cuenta que, durante este periodo, la trabajadora causa baja en la Seguridad Social, algo especialmente relevante si además quieres revisar la compatibilidad con deducciones fiscales por maternidad.

Excedencia por cuidado de familiares

Esta modalidad se concede para atender a un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad que, por razones de edad, accidente, enfermedad o discapacidad, no pueda desempeñar una actividad por sí mismo y no desarrolle actividad retribuida. El plazo legal máximo es de dos años para trabajadores por cuenta ajena.

• El régimen de reserva de puesto es equivalente al de la excedencia por cuidado de hijos: durante el primer año el empleado tiene derecho a que se le reserve su puesto de trabajo, y después de este período la reserva se aplica a un puesto del mismo grupo profesional o categoría equivalente.
• La ley permite a la empresa limitar el ejercicio simultáneo de este derecho cuando dos o más trabajadores de la misma plantilla lo solicitan por el mismo sujeto causante, siempre que existan razones justificadas de funcionamiento.

Comparativa de las modalidades de excedencia

Tipo de excedencia	Duración	Reserva de puesto	Cotización a la Seguridad Social	Cómputo de antigüedad
Voluntaria	De 4 meses a 5 años	No; solo derecho preferente de reingreso	No	No
Forzosa	Mientras dure el cargo público o sindical	Sí, del mismo puesto	Depende del supuesto	Sí
Cuidado de hijos	Hasta 3 años (15-18 meses en familias numerosas)	Sí durante el 1er año; después, puesto equivalente	Sí, se considera cotizado	Sí
Cuidado de familiares	Hasta 2 años	Sí durante el 1er año; después, puesto equivalente	No	Sí

Obligaciones de la empresa ante una solicitud de excedencia

La empresa tiene una serie de obligaciones que varían según el tipo de excedencia solicitada, pero que en todos los casos exigen una gestión cuidadosa para evitar incumplimientos.

Conceder la excedencia cuando proceda

En las excedencias forzosas, por cuidado de hijos y por cuidado de familiares, la empresa no tiene margen de decisión: si el trabajador cumple los requisitos legales, está obligada a concederla. En la excedencia voluntaria, en cambio, la empresa puede valorar la concesión en función de la antigüedad del trabajador y de los requisitos pactados en convenio, aunque la denegación sin causa justificada puede ser objeto de reclamación.

Respetar la reserva del puesto de trabajo

Este es el punto donde más conflictos surgen en la práctica. La empresa debe identificar correctamente qué tipo de reserva corresponde a cada modalidad:

• Reserva del mismo puesto en la excedencia forzosa.
• Reserva del mismo puesto durante el primer año en las excedencias por cuidado de hijos y familiares.
• Mero derecho preferente de reingreso en la excedencia voluntaria.

Es fundamental documentar correctamente la fecha de inicio de la excedencia, ya que el primer año de reserva de puesto de trabajo se cuenta a partir del inicio del periodo de excedencia, que comienza una vez solicitada esta por el trabajador y concedida por la empresa, no desde la fecha de nacimiento del hijo o el hecho causante.

Gestionar correctamente la reincorporación

• La empresa debe estar atenta al plazo de preaviso para la reincorporación, que en muchos casos viene fijado por el convenio colectivo aplicable y suele ser de un mínimo de un mes antes del reingreso.
• Si llegado el momento de la reincorporación no existe vacante disponible en los términos legalmente exigidos, la excedencia voluntaria se renueva tácitamente de forma automática.
• En las modalidades con reserva de puesto reforzada, la empresa no puede ampararse en la inexistencia de vacante: es contraria a derecho la actuación de la empresa que rechaza la solicitud de reingreso por no existir ninguna vacante adecuada, por cuanto está legalmente obligada a reincorporar necesariamente al trabajador en un puesto de trabajo en los términos legalmente establecidos.

No confundir la negativa al reingreso con un despido

El Tribunal Supremo ha matizado en qué casos la negativa de la empresa equivale a un despido. La eventual negativa al reingreso solo puede calificarse como despido cuando efectivamente suponga una manifestación de voluntad de dar por extinguida definitivamente la relación laboral, pero no en los casos en que la respuesta a la petición del trabajador sea únicamente la de negar el derecho al reingreso sin cuestionar la vigencia y el mantenimiento de la relación laboral. Aun así, si posteriormente se demuestra que sí existía una vacante adecuada y la empresa la cubrió con otra persona, la negativa puede equipararse a un despido improcedente.

Cómo gestionar el proceso paso a paso

Una gestión ordenada reduce considerablemente el riesgo de conflicto. Los pasos recomendables son los siguientes:

1. Recibir la solicitud por escrito. Es aconsejable que la empresa exija que la solicitud se presente por escrito, indicando el tipo de excedencia, la fecha de inicio, la duración prevista y, cuando proceda, la documentación acreditativa del hecho causante (libro de familia, certificado de nacimiento, informe médico o resolución judicial, según el caso).
2. Verificar el cumplimiento de los requisitos legales y convencionales. Antes de responder, conviene comprobar la antigüedad exigida, si procede, y si el convenio colectivo aplicable establece condiciones adicionales sobre plazos o forma de solicitud.
3. Confirmar por escrito la concesión y las condiciones. La empresa debe comunicar formalmente la aceptación de la excedencia, especificando la fecha de inicio, la duración y el tipo de reserva de puesto que corresponde, de forma que ambas partes tengan constancia clara de los términos acordados.
4. Planificar la cobertura del puesto. Dado que la excedencia laboral implica una vacante temporal, es habitual recurrir a una contratación de interinidad u otras fórmulas de cobertura, dejando claro en el contrato del sustituto que su finalización está vinculada a la reincorporación del trabajador excedente.
5. Gestionar la reincorporación conforme al plazo de preaviso. Cuando el trabajador comunique su intención de reincorporarse, la empresa debe verificar qué tipo de reserva corresponde según el tiempo transcurrido y proceder a la reincorporación en los términos legalmente exigidos, evitando demoras que puedan generar responsabilidad.

Consecuencias de una gestión incorrecta

Una excedencia mal gestionada puede generar consecuencias significativas para la empresa:

• Negar el reingreso cuando existe una vacante adecuada puede derivar en una declaración de despido improcedente con la correspondiente indemnización.
• No respetar el plazo de reserva de puesto en las modalidades reforzadas puede dar lugar a reclamaciones judiciales con un resultado generalmente favorable al trabajador, dada la protección reforzada que otorga la jurisprudencia a los derechos de conciliación familiar.

Por ello, contar con un protocolo interno claro para la gestión de excedencias, que contemple los distintos tipos, sus plazos y las obligaciones específicas de cada uno, es la mejor forma de proteger a la empresa frente a contingencias futuras.

En Arrabe contamos con un equipo especializado en asesoramiento laboral que puede ayudarte a gestionar correctamente cualquier solicitud de excedencia laboral, desde la verificación de los requisitos legales hasta la planificación de la reincorporación del trabajador. Consúltanos sin compromiso