Externalizar la nómina de los empleados, es una decisión empresarial importante, que aporta indudables beneficios. Supone la delegación en un tercero ajeno a la empresa de la elaboración y comunicación de las nóminas. Así como la gestión del pago de estas a los trabajadores por sus servicios prestados. Acorde a la normativa legal y sectorial vigente, y acorde a sus respectivos contratos de trabajo. Esto además, supone el uso de datos confidenciales de los empleados, como los datos bancarios o los datos personales.
Con sus ventajas y algunos inconvenientes, que desarrollaremos en este artículo. Y que se ve de manera diferente, incluso dependiendo del tamaño de la empresa o de su momento vital.
Cierto es que, si hablamos puramente en términos de eficiencia, las empresas centran cada vez más a sus empleados en su actividad principal y en tareas de alto valor añadido. Sin embargo, hay que tener en cuenta los costes y beneficios, tanto en términos de tiempo y dinero. Y muy importante, de seguridad.
¿Por qué debemos externalizar la nómina de los empleados?
La optimización de costes es uno de los objetivos principales de toda empresa. Externalizar la nómina permite rentabilizar el Departamento de Recursos Humanos.
Con ello, la empresa focaliza su trabajo y fortalece las competencias estratégicas del área de recursos humanos. El capital humano es, sin duda, uno de los bienes más preciados por una compañía y por ello, con una adecuada externalización del área laboral, se podrá obtener la seguridad, tranquilidad y rentabilidad del personal que compone la empresa.
Beneficios de externalizar la nómina de los empleados
Se pueden obtener las siguientes ventajas.
Seguridad y garantía en cuestiones legales
Cumplimos con la legislación vigente sin esfuerzo. Es la empresa contratada quien analiza y actualiza constantemente la normativa legal y sus cambios.
Por tanto, se reducen al mínimo los conflictos con la Seguridad Social y otros organismos sociales debidos a errores. Retrasos en el pago de los seguros sociales implica recargos del 20%, por ejemplo.
Es importante trabajar con una empresa que antes de la contratación te asesore sobre el perfil del contratado y el tipo de contrato más beneficioso. Así como la conversión de alguno de los contratos vigentes.
O también, cuando es necesario despedir a un empleado, es necesario contar con profesionales que te asesoren y asistan ante Inspección de Trabajo, en el SMAC (Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación).
Y algo más complicado y que puede llegar a ser clave para la supervivencia de la propia empresa en un momento determinado. Realizar un Expediente de Regulación de Empleo (ERE o ERTE).
En todos estos casos es imprescindible contar con un equipo experimentado en el tema que lo gestione de forma óptima.
Reducción de riesgos
Tanto legales como operativos y tecnológicos para la empresa, con un servicio especializado y continuo, estableciendo una comunicación constante con especialistas en la materia.
Sustitución de gastos fijos por gastos variables
Al no tener un personal dedicado en el departamento propio de RRHH se reducen estos gastos. Y el coste dependerá del número de nóminas del momento. Sin tener que acarrear con cargas de coste laboral ni compromisos innecesarios.
La externalización permite reducir los costes y controlar mejor el presupuesto global al incluir solo los costes externos.
Ahorro de tiempo y dinero
Por el motivo anteriormente destacado de las actualizaciones legales, externalizar la nómina de los empleados ahorrará a la empresa tiempo y dinero. Sobre todo, en lo relativo a formación y contratación.
La empresa sólo se ocupará de una interfaz simplificada, además de su persona de contacto dedicada.
Simplificación de procesos
En el cálculo y la regularización del % de IRPF de los trabajadores, y la presentación de los modelos de Hacienda y Seguridad Social como son el 111 y 190, etc.
Pero, además, nos permite aprovechar todas las posibles bonificaciones y reducciones a la Seguridad Social.
En el momento de despidos de empleados o conciliaciones, es necesario contar con profesionales que te asesoren y asistan en Inspecciones de Trabajo, así como al SMAC (Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación).
Y sobre todo en el momento en el que necesitas realizar un Expediente de regulación de empleo(EREs), o un descuelgue salarial… es imprescindible contar con un equipo experimentado en el tema que lo gestione de forma óptima.
Posibles desventajas
Por lo que respecta a las desventajas podemos destacar las siguientes:
Está claro, que externalizar la nómina de los empleados supone la delegación en tercero ajeno a la empresa de uno de los procesos claves de la empresa. Por ese motivo, es fundamental contratar a un experto tecnológico fiable y con experiencia contrastada.
Además, supone el uso y por tanto la cesión de datos confidenciales de los empleados. Como son los datos bancarios o los datos personales. Lo que puede suponer un riesgo en el tratamiento de estos datos.
A modo de conclusión, tal vez en otros tiempos la gestión de las nóminas fuera un proceso más o menos sencillo o mecánico. Ahora los avances tecnológicos propician cada vez más la interconexión entre empresas y la Administración. Y esto es algo que irá a más con el tiempo.
Esto requiere en ocasiones inversiones de cierta consideración en un software cada vez más sofisticado y su correspondiente formación.
Por otra parte, se hace necesaria una constante actualización legislativa y de la normativa laboral que precisa de ciertos conocimientos especializados.
Y como hemos dicho ya, no depende del tamaño de la empresa. Todo esto es válido tanto para autónomos, emprendedores, pymes y grandes empresas.
