Reducir los gastos en la empresa es una forma de hacerla más rentable, mejorar los beneficios y/o el flujo de efectivo. Y esto aplica tanto a empresas consolidadas como a una “startup”.
Aunque la opción de aumentar las ventas también es una opción. Es más, debe ser el objetivo de toda empresa. Pero de eso ya hablaremos más adelante.
Reducir los gastos no significa eliminar desenfrenadamente gastos solo porque sí. Es importante tener un plan donde indiquemos la naturaleza de los gastos, y en cada caso, proceder a su eliminación o a su optimización.
Cómo reducir los gastos en mi empresa
Vamos a ver una serie de consejos para reducir los gastos. Pero primero vamos a ver los tipos de gastos que existen en una empresa.
Tipos de gastos y costes
Tenemos que diferenciar entre cuatro tipos de costes y gastos.
- Costes directos. Los que están ligados a la producción. Se corresponden con los recursos y/o materias primas destinados para elaborar un producto o prestar un servicio.
- Costes indirectos. También están ligados a la producción, pero no son consecuencia directa de ella. Son, por ejemplo, los relacionados con administración o comercialización.
- Gastos fijos. Entendemos por gastos fijos los que no varían en función del volumen de producción. Pueden o no ser recurrentes. Por ejemplo, el alquiler de una oficina o almacén, el coste de una licencia, de asesoría, etc…
- Gastos variables. A diferencia de los anteriores, estos sí varían en función de la producción. Son, por ejemplo, la energía de una fábrica, etc..
¿Cómo reducir los gastos en mi empresa y estrategias a seguir?
Lo primero que debemos decir es que siempre hay que tener un presupuesto, que reflejen los ingresos y los gastos. La falta de este es uno de los errores financieros de una empresa más importantes de evitar.
En este caso, el presupuesto nos ayudará a hacer una previsión de gastos, a la vez que sirve para tener claro de que fondos disponemos para gastar.
Y esto no se olvide que hay que hacerlo cada año, viendo que ha pasado el anterior, pero también intentando anticipar lo que está por venir. Sobre todo, si sabemos que debemos incurrir en algunos gastos ya previstos. Y recordemos, porque ya lo hemos explicado en otras ocasiones, hay que hacerle un seguimiento periódico a lo largo del año a dicho presupuesto.
Ideas para reducir los gastos en mi empresa
Una vez que contamos con un presupuesto, y que lo vamos revisando a lo largo del año para ver su evolución, podemos hacer más cosas.
Automatizar los procesos
Para reducir costos se hace indispensable contar con nuevas herramientas que permitan realizar automáticamente procesos que antes se hacían manualmente. Esto mejora la eficiencia y reduce el riesgo de errores que puedan costar dinero.
Para mejorar el control de los gastos, hay que tener la información digitalizada, para tener el mejor control posible de la misma.
Ser parte del mundo de la digitalización implica tener la oportunidad de acceder a nuevas tecnologías para automatizar todo tipo de procesos.
Y esto te llevará a una optimización de recursos.
Revisa tus gastos de forma periódica
Como hemos dicho antes, revisar los gastos periódicamente cada mes o trimestre ayudará a identificar partidas que no sean necesarias, o que podamos reducir.
Negocia con tus proveedores y tus clientes
Ofrece a tus clientes unas contraprestaciones para que o bien no te renegocien el precio de tus productos/servicios. O bien, se ajusten a la forma más eficiente para ti en cuanto a logística. O bien, sus plazos de pago.
Al igual que te hacen tus clientes a ti, hazlo tú también, si crees que tus proveedores podrían ayudarte a reducir costes.
Entabla una negociación amistosa y llega a acuerdo beneficiosos para ambos. Dependiendo de lo que se trate, puedes negociar comprometiendo una permanencia más larga, o a cambio de un volumen de pedidos. Pero siempre, mantén tu independencia en la decisión.
Nunca dependas de un único proveedor/cliente, porque si este te falla por algún motivo, estarías perdido.
Gestionar pagos y cobros cuidadosamente
Es fundamental tener una adecuada política de cobros y pagos. Que esto se produzcan en el momento acordado. Para ello, hay que chequear bien las cuentas a cobrar y las cuentas a pagar. Ser cuidadoso en este sentido ahorra los costes bancarios innecesarios que ocasionan avales, impagos, gastos de gestión, etc.
Generalmente, los errores más frecuentes de pago y cobro son los descuentos no aplicados en contratos y procesos de compra complejos. Como también, los ingresos no efectuados por un error en la aplicación de las condiciones de compra. Además de las incidencias en los flujos financieros por incorrectas contabilizaciones de facturas, notas de crédito.
Crea conciencia de ahorro en tu organización
Una de las claves para lograr reducir los costes de la empresa es fomentando la cultura corporativa del ahorro con la concienciación de los trabajadores. No lo dudes, invierte en la formación que nunca es un gasto sino una inversión. Un personal formado, no solo será más productivo a medio y largo plazo. Sino que también, ayudará en la detección de oportunidades para reducir gastos. De hecho, un buen control de los gastos también implica un buen consumo energético.
Por ejemplo, hay que motivar a los empleados a apagar sus equipos y las luces cuando no se estén utilizando. A reducir los gastos de impresión de documentos, impulsando la digitalización, promoviendo que se imprima solo lo necesario.
Externaliza servicios
A veces, el volumen de trabajo que genera un área específica en una empresa no es suficiente como para contratar a una persona. O bien, aun siéndolo, se puede contratar en un tercero de una forma más eficiente.
Pero también puede darse el caso de que no dispongamos de recursos, o estos sean muy caros, para dar respuesta a una necesidad concreta.
Sea cual sea el caso, la externalización de servicios puede ayudarte a evitar gastos y a obtener grandes beneficios y resultados. Sobre todo, si te pones en manos de verdaderos expertos.
Reduce gastos financieros
Usa herramientas disponibles en el mercado, para según sean tus necesidades. En lugar de comprometer una inversión en determinados bienes, puedes pagar por su uso y mantenimiento. Para ello, el renting para empresas se ha convertido para cada vez más empresas y autónomos en su elección para disponer de vehículos, material informático, etc.
Piensa que normalmente, siendo sobre todo una Pyme o un Autónomo, tu poder de negociación con una entidad financiera, tiende a cero.
Aprovecha las redes sociales
El uso de las redes sociales nos permite para conseguir varios objetivos. Desde darnos a conocer, hasta fidelizar a nuestros clientes. Pero también las podemos usar para conseguir una serie de servicios a un menor coste.
Podemos varios ejemplos de esto.
Podemos usarlas para hacer nuestros propios procesos de selección de personal. LinkedIn es una opción que nos permite hacer un estudio previo del CV del candidato, por ejemplo.
No son pocas las empresas que prestan su servicio de atención al cliente, vía Whastapp, Twitter (hoy llamado X), Facebook, etc.
Pero, además, si usamos dichas redes, o también foros especializados, para dar tutoriales de nuestros productos no solo nos damos a conocer. Sino que también podemos ahorrar costes al ser muchas veces el propio cliente quien se resuelve a sí mismo sus dudas.
Ni que decir tiene, el pulso de lo que opinan de nosotros nuestros clientes/consumidores. El cual, además, lo podemos enfocar como un estudio de mercado. Bien por como interactúan con nosotros. Bien porque podemos incluso hacer encuestas, sencillas pero útiles, y usar sus respuestas para redefinir nuestros productos y/o servicios.
