La factura electrónica obligatoria en el sector privado en España como consecuencia de la aprobación de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, más conocida como Ley “Crea y Crece”, el pasado 29 de septiembre de 2022, que establece la facturación electrónica como el único sistema que podrá emplearse en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en España.
Pero, para la entrada en vigor de esta obligación, habrá que esperar a que se apruebe el Reglamento que desarrolle esta Ley, aún no aprobado.
Factura electrónica obligatoria en el sector privado
La Ley Crea y Crece establecía un periodo de seis meses desde la publicación de la ley para que las administraciones implicadas determinen los requerimientos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica.
Para ello se abrió una consulta pública impulsada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital para recabar opiniones sobre los problemas que se pretenden solucionar con la iniciativa, los objetivos de la norma y las posibles soluciones alternativas.
Tras esta consulta, se aprobará definitivamente el Reglamento que desarrolle esta ley. En este reglamento, se recogerán aspectos claves como los relativos al pago (registro de fechas y períodos medios de pago). Los requisitos que cumplir por los prestadores de soluciones tecnológicas que permitan la interoperabilidad entre ellos. También cuestiones sobre formatos admitidos, seguridad, control o estandarización de dispositivos y sistemas informáticos.
No bastará sólo con enviar un PDF por correo. Pues debe cumplir unos requisitos que permitan garantizar su autenticidad y para ello se deberá insertar una firma electrónica. Pero es que además el documento debe de ser un archivo legible y modificable por un software de facturación.
A partir de esa fecha, se abrirán unos plazos de entrada en vigor, que dependerán del volumen de facturación anual, como así lo indica la Ley Crea y Crece en la Disposición final octava relativa a la entrada en vigor.
Para más de 8 millones de facturación. Entra en vigor la obligación al año de la aprobación del Reglamento.
Para el resto. A los 2 años de la aprobación del Reglamento.
Obligaciones para empresas y profesionales
Como hemos dicho la Ley Crea y Crece establece la obligación tanto para empresas como para profesionales autónomos. Y lo que sí sabemos ya es, cuales son las obligaciones que esta ley refleja.
En primer lugar, la obligatoriedad de emitir y recibir facturas electrónicas entre y con empresarios y profesionales.
Además, se debe proporcionar información sobre los estados de las facturas.
Es necesario garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuita entre las diferentes posibles soluciones o plataformas tecnológicas.
Y al ser esto así, los receptores de facturas electrónicas no podrán obligar por tanto a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.
Se deberá mantener el acceso de las facturas electrónicas durante 4 años para los destinatarios de estas. Y cuando estos hayan dejado de ser clientes de las empresas emisoras, se deberá permitir su acceso durante los 3 años posteriores a la finalización de los contratos.
Por último, facilitar el acceso, la visualización, la descarga y la impresión de la factura electrónica para los receptores.
Beneficios del uso de la factura electrónica obligatoria
El uso de la factura electrónica en las relaciones entre empresas y autónomos, aporta también algunas ventajas en la operativa diaria de las empresas.
La más obvia es la digitalización y la optimización de las relaciones empresariales.
Además, singular a duda se produce una reducción del tiempo y de los costes, lo que implica a su vez una mejora de la productividad de los procesos.
Al ser un proceso automatizado, se incrementa la seguridad y fiabilidad de las transacciones electrónicas, ya que se podrán reducir los errores humanos.
Por último, la digitalización implica una mayor trazabilidad y control de pagos entre empresas y/o autónomos.