El Protocolo de la Empresa Familiar es un acuerdo que recoge una serie de normas y códigos de conducta, a los que se someten todos los miembros de la familia de mutuo acuerdo. Podemos decir que es su «Constitución». Es la forma de organizar y gestionar el papel de la familia con la empresa y el patrimonio.
En Arrabe Integra somos expertos en la gestión de la Empresa Familiar. Tenemos muchos clientes que lo son. Y por ello también colaboramos con el Aula de Empresa Familiar de ICAI-ICADE. Porque todo el conocimiento compartido va en beneficio de todos.
Además, en aquellos casos donde se requiera un profesional especializado también contamos con colaboradores. En este caso Ana Díaz Montañes, consultor de empresa familiar especialista en Consejos de Familia y firmante de este articulo.
El Protocolo de la Empresa Familiar
A medida que se incorporan nuevos miembros a la familia y a la empresa, aumenta la complejidad en la gestión de la familia, de la empresa y del patrimonio familiar. Esta situación hace recomendable la búsqueda de soluciones que reconduzcan la tendencia al desorden intrínseco al sistema.
Todo comienza cuando uno de los miembros se siente incómodo por la deriva que está tomando las relaciones en la empresa familiar. Le surgen muchas preguntas y necesita comenzar la búsqueda de respuestas. En este proceso va contagiando a otros miembros acudiendo a eventos donde se tratan estos temas y donde se sienten reflejados con la situación que están viviendo.
Sienten que necesitan unas reglas de juego, un marco de actuación al que atenerse y donde moverse, un marco que dé respuesta a sus expectativas de vida y de futuro. Pero, no saben cómo ni por donde comenzar.
En el paso de la primera a la segunda generación y con más razón, el paso de la segunda a tercera generación, son los momentos donde la necesidad de un marco de actuación se hace más patente.
La implementación de un marco de actuación comienza con un proceso muy importante de reflexión previa familiar. Proceso que lleva a la formulación de acuerdos, así como el código de conducta. Supone el compromiso de todos los miembros y se suele plasmar en un documento llamado “Protocolo o Constitución Familiar”.
Componentes del Protocolo Familiar
En el Protocolo se institucionalizan tres “espacios“ reales de conversación y toma de decisiones donde se sientan representados tanto individualmente los miembros, como las familias, los accionistas y la empresa. Son los órganos de gobierno de la Empresa Familiar.
- El Consejo de Familia
- La Junta general de socios
- Órgano de administración de la empresa
Tres espacios donde los temas a tratar serán distintos, así como la forma de llegar a acuerdos, y los participantes pueden o no coincidir en gran medida.
Consejo de Familia
La principal finalidad del Consejo de Familia es mantener la cohesión entre los miembros de la familia además de canalizar la comunicación entre la empresa y la familia, fomenta la transmisión de la cultura, así como planifica el proceso de sucesión empresarial y patrimonial. La toma de acuerdos es por consenso de todos sus miembros.
El Consejo de Familia elabora el Protocolo Familiar y es el responsable de su revisión y actualización
Junta General de socios
La Junta general de socios, órgano determinado por ley, representa a la propiedad y su voluntad social. Para la toma de decisiones se establece el régimen de mayorías respetando los límites legales y adaptándose a las necesidades de cada caso. Entre sus funciones se encuentran la aprobación de cuentas anuales y la aplicación de resultados y distribución de dividendos.
Órgano de administración de la empresa
Como órgano de administración de la empresa, en la medida que evoluciona su estructura y se hace compleja, se hace aconsejable la formación de un Consejo de Administración y su principal función es determinar la estrategia y objetivos de la organización.
Base Legal del Protocolo Familiar
El Protocolo Familiar en sí, no tiene más fuerza vinculante que la moral y la legal de un contrato entre partes. Pero el RDL 171/2007 también da una componente obligatoria a aquellos firmantes de los pactos familiares que no se incorporen a los estatutos sociales de la compañía. Sin embargo, si el Protocolo Familiar se incorpora a los estatutos sociales y adquieren grado de obligación interna absoluta y frente a terceros (otras empresas, clientes, proveedores, etc…), beneficia a la empresa familiar que adopte el acuerdo al generar una imagen de solidez, eficacia y profesionalidad.
Lo que estos acuerdos provocarán será la revisión de documentos jurídicos como son, estatutos sociales, pacto de socios, testamentos, apoderamiento, capitulaciones matrimoniales y autotutela.
Para llevar a cabo las fases de este proceso se requiere, en primer lugar y como fundamental, el convencimiento y compromiso de todos los miembros en la necesidad de hacerlo, acompañados por la coordinación de equipos interdisciplinares de profesionales de la abogacía, fiscalistas, planificadores y consultores de empresa familiar.
Por ello, y si es su caso y necesita ayuda, no dude en contar con nosotros.
Arrabe Integra