El registro de jornada lleva siendo obligatorio en España desde 2019, pero la forma en que las empresas lo cumplen está a punto de cambiar de manera sustancial. El Gobierno lleva meses tramitando un Real Decreto que implantará el fichaje digital obligatorio, eliminando el papel y las hojas de cálculo como métodos válidos. Aunque el decreto aún no está publicado en el BOE, la Inspección de Trabajo ya está intensificando su actividad en este terreno, y las empresas que no se anticipen asumen un riesgo creciente.
Qué es el fichaje digital obligatorio y por qué cambia en 2026
La obligación de registrar la jornada laboral de todos los trabajadores ya existe. La introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, q que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Lo que esa norma no hizo fue establecer requisitos técnicos concretos: no especificó si el registro debía ser en papel, en Excel o en un sistema digital, y esa laguna técnica fue confirmada por el Tribunal Supremo en la STS 41/2023.
El resultado es que, seis años después de la entrada en vigor de la obligación, miles de empresas en España siguen fichando en papel o con hojas de cálculo. La reforma que ahora se tramita nace precisamente para corregir eso: busca eliminar los registros manipulables, acabar con las más de 2,5 millones de horas extraordinarias semanales no remuneradas que se realizan en España y dotar a la Inspección de Trabajo de herramientas de verificación remota.
Estado actual de la tramitación: lo que hay y lo que no hay
El Real Decreto sigue sin publicarse en el BOE y sin fecha de aprobación ni de entrada en vigor. La obligación vigente continúa siendo la del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que admite papel, hoja de cálculo o sistema digital. Dicho esto, el recorrido que ha seguido la tramitación hasta llegar a este punto es importante para entender hacia dónde va la norma.
En mayo de 2025 el Gobierno aprobó un proyecto de ley que vinculaba la reforma del registro horario con la reducción de jornada a 37,5 horas y lo remitió al Congreso. El 10 de septiembre de 2025 el Congreso devolvió el proyecto al Gobierno: se aprobaron las enmiendas a la totalidad de PP, Vox y Junts por 178 votos a favor y 170 en contra. La reducción de jornada y la reforma del registro horario quedaron fuera de la tramitación parlamentaria.
Ante ese bloqueo, el Ministerio de Trabajo cambió de vía: separó el registro horario de la reducción de jornada y lo recondujo como un Real Decreto propio, que no necesita pasar por el Congreso. Ese texto llegó al Consejo de Estado, que en marzo de 2026 emitió un dictamen desfavorable por varios motivos: el impacto económico no estaba bien evaluado —el propio dictamen lo cifra en 867 millones de euros para 1,35 millones de empresas y 15,6 millones de trabajadores—, parte de las obligaciones excedía lo que puede regularse por reglamento, la protección de datos era insuficiente y la vacatio legis de 20 días naturales era manifiestamente insuficiente.
Desde entonces, el texto ha sido reelaborado, aplazado en julio a septiembre, no aprobado en septiembre y vuelto a aplazar sin fecha el 26 de septiembre de 2026.
El mensaje para las empresas es claro: el decreto no existe aún, pero su aprobación es una cuestión de tiempo. No existe ninguna certificación oficial de sistemas de fichaje porque el Real Decreto con sus especificaciones técnicas aún no se ha publicado. Cualquier proveedor que afirme lo contrario no está siendo preciso.
La inspección ya actúa: los números que explican la urgencia
Que el decreto no esté publicado no significa que las empresas puedan bajar la guardia. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social lleva años incrementando su actividad en materia de registro horario, y esa tendencia no tiene visos de revertirse.
Las actuaciones por registro horario pasaron de 4.800 en 2019 a 9.097 en 2024. En ese mismo año, la Inspección levantó 1.869 actas de infracción específicamente por incumplimientos en el registro horario, un incremento del 90,7 % respecto a 2019, y las multas alcanzaron 20,19 millones de euros.
Como ya señalamos en nuestro artículo sobre cómo preparar la empresa ante una inspección de trabajo, el registro horario es uno de los puntos más revisados en cualquier visita inspectora, y la falta de fiabilidad del sistema utilizado es uno de los argumentos más frecuentes para levantar actas de infracción. Una empresa que ficha en papel o en una hoja de cálculo sin control de cambios ya está asumiendo un riesgo real hoy, con la normativa vigente.
Qué cambia con el nuevo Real Decreto
Aunque el texto definitivo no se ha publicado, los borradores y el anteproyecto permiten identificar los aspectos clave que regularán el fichaje digital obligatorio tras la entrada en vigor de la norma.
Fin del papel y del Excel
El cambio más inmediato y visible. El decreto prohibirá expresamente los sistemas analógicos y cualquier sistema sin trazabilidad digital. Solo serán válidos los registros cien por cien digitales con log de auditoría. Quedarán fuera las hojas de cálculo —aunque sean digitales—, las plantillas en papel, los emails o reportes manuales y cualquier sistema sin historial auditable.
Los tribunales ya van en esa dirección: la Audiencia Nacional rechazó un modelo en papel que anotaba tiempos estimados, y un Excel editable sin control de cambios no puede probar quién anotó cada hora ni cuándo, lo que lo hace prácticamente indefendible ante una inspección.
Interoperabilidad con la Inspección de Trabajo
Este es el cambio más disruptivo de la reforma. El anteproyecto exige que los sistemas de fichaje puedan enviar datos automáticamente a la ITSS mediante un protocolo API REST estandarizado. Esto significa que la Inspección podrá consultar los registros de forma remota, sin necesidad de personarse en la empresa, con un plazo máximo de respuesta de 24 horas ante cualquier requerimiento. Los datos mínimos a transmitir incluyen la hora de inicio y fin de la jornada laboral, las pausas, la identificación del trabajador y el centro de trabajo.
Trazabilidad e inmutabilidad de los registros
Con el fichaje digital obligatorio, cualquier alteración de los marcajes deberá ser inmutable y trazable. El software tendrá que dejar constancia de la persona que realiza la modificación, el dato exacto corregido, el momento preciso y la justificación. Esta regla afecta directamente a las correcciones por olvidos de marcaje por parte de la plantilla, las cuales deberán incluir un motivo detallado manteniendo siempre intacto el registro original.
Conservación durante cuatro años
El decreto formalizará un requisito que ya existe en la práctica. Los registros deben conservarse durante al menos cuatro años con acceso inmediato para trabajadores, representantes sindicales e Inspección. El sistema debe contar con backups automáticos y un plan de recuperación ante fallos técnicos documentado.
Refuerzo de las garantías de protección de datos
El anteproyecto exige que los sistemas empleados para el fichaje digital obligatorio almacenen los datos en servidores ubicados en la Unión Europea o el Espacio Económico Europeo, que las comunicaciones vayan cifradas y que el contrato con cualquier proveedor SaaS incluya un acuerdo de procesamiento de datos que cumpla con el RGPD. En cuanto al fichaje biométrico —huella dactilar, reconocimiento facial—, los datos biométricos siguen siendo categoría especial bajo el artículo 9 del RGPD y exigen base jurídica válida, evaluación de impacto previa y un test de necesidad y proporcionalidad. La AEPD ya ha sancionado casos de fichaje con huella mal justificado con multas de hasta 365.000 euros.
Sanciones: lo que está vigente y lo que no llegó a aprobarse
Conviene separar claramente las sanciones actuales de las que se propusieron y nunca entraron en vigor, porque hay mucha confusión en este punto.
Con la normativa vigente, las infracciones en materia de registro horario se tipifican como graves en el artículo 7.5 de la LISOS, con un rango de multas de entre 751 y 7.500 euros por infracción. Las infracciones muy graves —falsificación u obstrucción— pueden alcanzar los 225.018 euros.
Aunque la implantación del fichaje digital obligatorio sigue su curso, el proyecto de ley rechazado en septiembre de 2025 planteaba elevar las multas hasta los 10.000 euros por empleado afectado. Este cálculo individualizado no ha entrado en vigor ni puede incorporarse a través del Real Decreto en tramitación —al requerir rango de ley para modificar las sanciones—, por lo que el texto actual no contempla dicho endurecimiento.
Sin embargo, las sanciones administrativas son solo una parte del riesgo real. El Tribunal Supremo ha confirmado que la carga de la prueba en reclamaciones de horas extraordinarias recae sobre la empresa. Si un trabajador reclama horas extra y la empresa no puede acreditar registros fiables, la indemnización media por vía judicial alcanza los 12.000 euros por trabajador. En casos extremos, los tribunales han llegado a imponer condenas muy superiores.
Cómo preparar tu empresa ahora
No es necesario esperar a la publicación del Real Decreto para actuar. De hecho, hacerlo ahora tiene una ventaja adicional: cualquier sistema que cumpla con los requisitos del borrador protegerá a la empresa frente a las inspecciones actuales, que ya cuestionan los registros no digitales o sin trazabilidad.
Estos son los pasos más relevantes:
- Auditar el sistema actual. Verificar si el sistema de fichaje existente es cien por cien digital, si tiene log de auditoría inmutable y si los trabajadores pueden acceder a sus propios registros en cualquier momento. Si alguna de estas tres condiciones no se cumple, hay que actuar.
- Eliminar el papel y el Excel como sistema principal. Los tribunales ya los cuestionan con la normativa vigente. No hace falta esperar a que la ley los prohíba expresamente para asumir que son un riesgo.
- Verificar que el sistema permite trazabilidad completa. Cada modificación en los registros debe dejar rastro de quién la hizo, qué cambió, cuándo y por qué. Si el sistema permite borrar o sobrescribir sin historial, no cumplirá con los requisitos del nuevo decreto.
- Comprobar la conservación de datos. La empresa debe poder recuperar registros de los últimos cuatro años de forma inmediata. Conviene verificar que existen copias de seguridad automáticas.
- Consultar al proveedor sobre interoperabilidad con la ITSS. Cuando se publique el estándar API definitivo, el sistema deberá poder enviar datos a la Inspección de forma remota. Vale la pena preguntar al proveedor si se compromete contractualmente a implementar esa funcionalidad.
- Documentar el protocolo de incidencias. Qué ocurre si el sistema falla, si un trabajador olvida fichar o si hay un corte de conexión. La Inspección puede requerir esta documentación durante una visita.
- Revisar el contrato con el proveedor de software. Si se usa una solución en la nube, verificar que el contrato incluye un acuerdo de procesamiento de datos conforme al RGPD y que los servidores están ubicados en la UE.
- Informar a los trabajadores. Actualizar la cláusula de información del artículo 13 del RGPD indicando que los datos del registro horario podrán compartirse con la ITSS cuando la normativa lo exija.
Cuándo entrará en vigor: los escenarios posibles
La pregunta que más se hacen las empresas no tiene hoy una respuesta definitiva. El escenario optimista apunta a una publicación en el BOE en el último trimestre de 2026, con entrada en vigor según el plazo de adaptación que fije el texto definitivo. El escenario probable contempla modificaciones adicionales al texto y una publicación a finales de 2026 o en el primer trimestre de 2027. El escenario de mayor retraso, similar al precedente de Verifactu en facturación electrónica, podría extender el calendario hasta bien entrado 2027.
Lo que sí puede darse por seguro es que el plazo para cumplir con la nueva exigencia del fichaje digital obligatorio se contará a partir de su publicación en el BOE y no desde la aprobación en Consejo de Ministros. Teniendo en cuenta que el Consejo de Estado ya calificó de manifiestamente insuficiente el margen inicial de 20 días naturales, se prevé que el texto definitivo otorgue un período de adaptación más amplio —posiblemente escalonado por volumen de empresa—, si bien a fecha de redacción de este artículo no hay un plazo oficial fijado.
Preguntas frecuentes sobre el fichaje digital
¿Hay que registrar la jornada de quienes teletrabajan o trabajan fuera de la oficina?
Sí. La obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores alcanza a toda la plantilla, trabaje donde trabaje. Eso incluye a quienes teletrabajan, a comerciales y a personal desplazado. Lo que cambia es el medio: la empresa necesita una herramienta accesible desde el móvil o el ordenador que permita fichar a distancia y registrar las pausas con la misma fiabilidad que en la oficina.
¿Puede la empresa usar la geolocalización del móvil para controlar el fichaje?
Solo con límites. La normativa de protección de datos permite este control, pero la empresa debe informar a los trabajadores de forma previa, expresa y clara, limitarlo al horario laboral y comprobar que es proporcionado a su finalidad. Si un fichaje desde la app sin localización cumple el mismo objetivo, es la opción menos intrusiva y la más fácil de justificar.
¿Hay que entregar al trabajador un resumen de las horas registradas?
En el caso de las horas extraordinarias, sí. El Estatuto exige registrar la jornada día a día, totalizar las horas extra en el periodo en que se paga el salario y entregar al trabajador copia del resumen junto con la nómina. Conservar constancia de esa entrega ayuda a acreditar el cumplimiento si luego hay una reclamación.
¿Hay que registrar la jornada de quienes teletrabajan o trabajan fuera de la oficina?
Sí. La obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores alcanza a toda la plantilla, trabaje donde trabaje. Eso incluye a quienes teletrabajan, a comerciales y a personal desplazado. Lo que cambia es el medio: la empresa necesita una herramienta accesible desde el móvil o el ordenador que permita fichar a distancia y registrar las pausas con la misma fiabilidad que en la oficina.
¿Puede la empresa usar la geolocalización del móvil para controlar el fichaje?
Solo con límites. La normativa de protección de datos permite este control, pero la empresa debe informar a los trabajadores de forma previa, expresa y clara, limitarlo al horario laboral y comprobar que es proporcionado a su finalidad. Si un fichaje desde la app sin localización cumple el mismo objetivo, es la opción menos intrusiva y la más fácil de justificar.
¿Hay que entregar al trabajador un resumen de las horas registradas?
En el caso de las horas extraordinarias, sí. El Estatuto exige registrar la jornada día a día, totalizar las horas extra en el periodo en que se paga el salario y entregar al trabajador copia del resumen junto con la nómina. Conservar constancia de esa entrega ayuda a acreditar el cumplimiento si luego hay una reclamación.
