Externalizar la contabilidad de una empresa es una decisión que ofrece ventajas sobre todo para Pymes y Autónomos. Consiste en la transferencia de competencias de la gestión contable de un profesional autónomo o una empresa, a un profesional externo. Esta externalización puede ser total cuando el profesional externo se encarga de todo. O bien parcial, en la que el cliente realiza ciertas funciones.
Tengamos en cuenta, que una de las tareas más complicadas para llevar a cabo es la contabilidad. Pero también es una función ineludible para todas las empresas independientemente del tamaño que tengan.
Ventajas de externalizar la contabilidad de una empresa
Los motivos por los que nos podría interesar externalizar la contabilidad de nuestra empresa son diversos. Desde la falta de tiempo y poder dedicarnos completamente a nuestra actividad. Hasta la carencia de conocimientos sobre el tema.
Pero sin lugar a duda, a la decisión de externalizar la contabilidad no le faltan ventajas.
En primer lugar, le permitirá dedicar menos tiempo a tareas que en ocasiones pueden resultar complejas.
Además, confiar la contabilidad a una persona especializada en ese campo nos asegura el cumplir con la normativa contable y fiscal. Incluyendo estar siempre al día de los cambios legislativos. Esta tarea además, requiere mucho tiempo de estudio de dichos cambios.
En organizaciones pequeñas, sobre todo, nos evita tener que contratar a una persona especialista. Lo que se traduce en un ahorro de costes.
Evita la obsolescencia, pues al estar en manos de una compañía profesional la empresa se beneficiará del acceso a sistemas modernos y de última generación.
Por último, nos permite centrarnos en nuestra actividad, enfocándonos en la base de nuestro negocio. Tengamos en cuanta, que la contabilidad es una tarea complicada que requiere mucho tiempo.
Posibles inconvenientes
No obstante, la externalización también plantea inconvenientes, como la sensación de pérdida de autonomía, la dificultad que supone compartir datos confidenciales con un tercero o el temor a no estar al tanto de los movimientos financieros de nuestra propia empresa.
A pesar de todos estos beneficios este tipo de externalización también cuenta con algunos riesgos.
Contratar una empresa externa siempre supone ceder información confidencial de la compañía a un tercero, por eso se debe tener en cuenta muy bien a qué proveedor se contrata. Aspectos como la Protección de Datos y la confidencialidad con terceros son importantes.
Además, hay que fijarse bien en la capacidad de la empresa contratada de operar a largo plazo. Y no solo por motivos de su solvencia económica, sino de otros factores. Ya que cambiar a otro proveedor es una tarea complicada que suele necesitar bastante tiempo y esfuerzo. Sobre todo en asegurar el traspaso correcto de la información acumulada en el tiempo.
¿Qué factores tener en cuenta a la hora de externalizar la contabilidad?
La decisión de hacerlo uno mismo o externalizar la contabilidad, es en cualquier caso una decisión válida.
Pero cuando nos preguntan siempre decimos lo mismo. Hay que considerar varios factores, que en nuestra opinión serían los siguientes.
En primer lugar, que nivel de información requerimos. Porque si solo se requiere que la contabilidad se realice sin más, no necesitamos mucho equipo, ni tampoco va a necesitar una formación específica en contabilidad y finanzas. Pero, si lo que queremos es algo más y analizar bien los datos derivados de la contabilidad necesitamos otra cosa. O bien un equipo adecuado en cantidad y formación constante. O bien contratar a una asesoría contable externa con formación específica.
Otro factor muy importante, es el sector de actividad al que pertenece nuestra empresa. Porque en algunos casos, hay características propias.
Por supuesto, el tamaño de la empresa puede ser determinante. Por lo motivos antes expuestos del tamaño del equipo y su coste.
El momento de vida de la empresa. No es lo mismo una empresa de reciente creación, donde el emprendedor tiene que enfocarse en hacerla viable. Que una empresa ya consolidada, donde ciertos procesos pueden ir ya a una cierta “velocidad de crucero”.
Por último, algo que hemos destacado antes. Las necesidades de información. Puede que nuestra contabilidad solo la usemos para cumplir las obligaciones legales. O bien, queremos usar la información que nos aporta la contabilidad para tomar decisiones empresariales. El valor añadido de unos buenos informes financiero-contables es inestimable.
