Hoy día son frecuentes los desplazamientos temporales de empleados. Tanto empresarios como empleados tienen que desplazarse con carácter temporal fuera de España. Bien para asistir a conferencias, congresos, establecer relaciones comerciales, etc. O simplemente para prestar servicios en una empresa del grupo o cliente que hubiese contratado los servicios que presta la empresa.
A continuación, desde nuestra Asesoría Laboral recogemos una serie de recomendaciones que deben ser tenidas en cuenta. Con el fin de evitar situaciones complejas y dar cumplimiento a lo que establecen las normas que son de aplicación.
Desplazamientos temporales de empleados fuera de España.
Con el fin de evitar situaciones complejas y dar cumplimiento a lo que establecen las normas que son de aplicación.
Condiciones de prestación de servicio
En todo caso, deberán garantizarse las condiciones de ámbito laboral que nuestro marco jurídico establece al efecto. Incluidos entre otros en los convenios colectivos de aplicación y en los contratos de trabajo individuales. Sin perjuicio de la aplicación de las condiciones de trabajo más favorables derivadas de lo dispuesto en la legislación aplicable al ámbito laboral en el lugar de desplazamiento.
Afiliación y cotización entorno UE
Cualquier desplazamiento que se efectúe fuera de nuestras fronteras hay que comunicarlo a la Seguridad Social en España. Todo ello sin perjuicio de la obligatoriedad o no de su afiliación y cotización en el país de destino. En virtud de un acuerdo con el país de destino
Esta obligación tiene como fin poder proteger al trabajador mientras dure la prestación de servicios en el extranjero. Ya que en caso de accidente laboral si no se hubiese efectuado la comunicación del desplazamiento, el trabajador no dispondría de las coberturas necesarias en el país de origen.
En el caso de desplazamientos temporalmente a territorio de Estados miembros de la Unión Europea o de Estados signatarios del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo, existe libre circulación de trabajadores. Que garantiza la prestación de servicio en cualquiera de sus Estados sin obligación de su inclusión en los sistemas de seguridad social en aplicación del Reglamento CE 883/04. Lo que no exime del cumplir con la comunicación previa a la Seguridad Social sobre el desplazamiento. Así como cumplimentar los formularios correspondientes al convenio bilateral existente al efecto.
Afiliación y cotización con otros países
Igualmente, existen convenios y acuerdos bilaterales y multilaterales con otros países para dar cobertura social a los trabajadores en los diferentes paises. En la actualidad existen acuerdos con Andorra, Australia, Canadá, Corea, EEUU, Filipinas, Japón, Marruecos, Méjico, Rusia, Túnez. Así como diversos acuerdos con los países de centro y Sudamérica. Y acuerdo multilateral con toda la comunidad Iberoamericana (Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Ecuador, El Salvador, Paraguay, Perú y Uruguay). Lista no cerrada y a la cual se van incorporando otros países.
En el caso de desplazamientos a terceros países sin acuerdo, debe mantenerse en alta y afiliado a la Seguridad Social en España al empleado. Sin perjuicio de su inclusión en los sistemas de seguridad social del país de destino. Al efecto de no perder derechos asistenciales ni a futuras prestaciones.
Durante el desplazamiento temporal a otro país de la UE o aquel con el que existe acuerdo, debe informarse a través de la Seguridad Social en España el desplazamiento, la cual a su vez lo comunicará al país de destino. Realizada la comunicación, expedirá el formulario denominado «documento portátil A1» (PD A1). El PD A1 confirma que el trabajador desplazado está inscrito en el sistema de seguridad social en España lo que le eximirá de tener que pagar cotizaciones en el país de destino.
Recomendación
Las normas sobre seguridad social durante el desplazamiento pueden ser diferentes en el caso de trabajadores autónomos. No obstante, dependiendo del país de destino es recomendable revisar con carácter previo la normativa de aplicación. Y confirmar periodos máximos de desplazamiento y cumplimiento normativo que deba tenerse en cuenta.
En caso de desplazamientos dentro de la Unión Europea, el empleado debe disponer de la correspondiente Tarjeta de Asistencia Sanitaria Europea (TSE).
En todo caso es recomendable disponer de un seguro de salud que cubra cualquier contingencia que pueda ocurrirle al empleado. Además de una póliza de seguro de viaje y de retorno.
Permiso de residencia y trabajo
Con carácter previo, debe revisarse los requisitos del país de destino. Tipo de visado y permiso de trabajo que sea necesario disponer y que permita al empleado poder permanecer en el país de destino de forma legal y cumplir con las normas locales que le sean de afectación.
Prevención de Riesgos Laborales
En cuanto a la prevención de riesgos laborales respecto al desplazado, la empresa debe seguir cumpliendo con la normativa de prevención de riesgos laborales. Teniendo en cuenta entre otros:
- Antes del desplazamiento actualizar la evaluación de riesgos laborales incluyendo los riegos del viaje y las condiciones del país de destino.
- Analizar los riegos propias del puesto que el empleado va a ocupar.
- Ofrezca al empleado una revisión médica antes del desplazamiento, sobre todo en desplazamientos largos o a países exóticos (valorar si es necesario vacunas).
- Informe al trabajador sobre los riegos de seguridad del país, elabore un dossier con las condiciones sanitarias, violencia, seguridad vial, meteorología y cualquier otra cuestión de interés, y entregárselo al empleado el cual deberá firmar acuse de recibo del mismo.
- Realizar formación específica sobre los riegos concretos del puesto de trabajo y de aquellos factores que puedan afectarle derivados del choque cultural (con carácter habitual existe riego psicosocial que puede generar ansiedad, depresión…etc).
Ámbito fiscal
En el caso de desplazamientos temporales de empleados en los que no pierden su condición de residentes fiscales, no es necesario realizar ningún acto o comunicación frente a la agencia tributaria.
Si bien, el artículo 7.p de la Ley de IRPF regula las rentas exentas de aquellos rendimientos percibidos por trabajos realizados en el extranjero. Así cuando un empleado preste servicios fuera de nuestro país para realizar sus servicios a otra empresa del grupo o una empresa cliente, los rendimientos del trabajo percibidos pueden estar exentos de IRPF siempre que se reúnan los requisitos establecidos al efecto.
Lista de comprobación ante los desplazamientos temporales
- Revisar cumplimiento normativo del país de destino
- Gestionar si procede la obtención de visado/permiso de residencia y trabajo
- Formalizar acuerdo de desplazamiento entre empresa y empleado
- Formalizar las comunicaciones oportunas a las diferentes autoridades:
- Seguridad Social en España del desplazamiento
- Comunicación a la Seguridad Social del país de destino (si procede)
- A cualquier otro organismo en destino (si procede)
- Contactar con la mutua de Accidentes Trabajo y Enfermedades Profesionales en España. A los efectos de obtener información de la cobertura y actuaciones a llevar a cabo en caso de una contingencia profesional durante el desplazamiento.
- Revisar el cumplimiento en materia de prevención de riesgos laborales
- Formalizar evaluación del puesto de trabajo en destino
- Realizar formación al empleado sobre los riesgos en destino y entregar dossier informativo correspondiente al país de destino
- Realizar reconocimiento médico (observando las condiciones del país destino).
- Disponer de seguro médico de asistencia sanitaria
- Disponer de seguro de viaje con cobertura de retorno (en caso de ser necesario)
- Verificar el cumplimiento de la aplicación de la exención en los rendimientos del trabajo obtenidos durante el desplazamiento por aplicación del articulo 7.p de IRPF. En caso afirmativo, cumplimentar expediente documental a los efectos de su justificación en caso de ser requerido por la AEAT. Ante una posible inspección fiscal.
- Revisar cualquier otra cuestión que se considere necesaria, como cuestiones de seguridad en el país de destino, moneda, alojamiento, etc.
Conclusiones
Estas son algunas de las cuestiones que deben ser tenidas en cuenta ante los desplazamientos temporales de empleados. Sean los propios empresarios, directivos, etc a otros países fuera de España. No obstante cada desplazamiento debe ser analizado de forma individual. Teniendo en cuenta las peculiaridades del país de destino la duración del desplazamiento. Así como de los trabajos que vayan a llevarse a cabo y verificar la normativa tanto en España como en destino, para el cumplimiento de la misma.
Arrabe Integra
Asesoría Laboral y Gestión de RR.HH.
