Registro de la jornada laboral de los empleados

La documentación obligatoria de la jornada de trabajo tiene como propósito fundamental que las entidades empresariales lleven un control riguroso de las horas efectivas que realiza su plantilla. Esta medida está diseñada para asegurar que se respeten los topes de la jornada ordinaria y para garantizar que cualquier exceso de horas se compense o abone correctamente.

• Alcance universal: este control horario es un imperativo legal que aplica a la totalidad del tejido empresarial, sin importar el número de empleados. Todos los profesionales vinculados a la organización deben ser incluidos en el sistema de registro.
• Elementos esenciales: el documento o sistema empleado debe consignar de forma ineludible la hora exacta de inicio y la hora de finalización de la actividad laboral de cada empleado. La norma exige la trazabilidad de estas marcas temporales.
• Conservación y vigor: los datos obtenidos de estos registros deben ser custodiados por la empresa durante un mínimo de cuatro años. Aunque se aconseja una actualización constante, su validez y disponibilidad son primordiales ante cualquier requerimiento de la autoridad laboral.
• Métodos aceptados: la legislación permite una amplia variedad de sistemas para el fichaje, siempre que el procedimiento sea fidedigno, no manipulable y garantice la correcta identificación del momento de entrada y salida.
• Transparencia y supervisión: la empresa tiene la obligación de poner estos resúmenes horarios a disposición de la plantilla y de sus delegados sindicales, quienes pueden consultarlos mensualmente. La Inspección de Trabajo también puede reclamar esta información en cualquier momento.
• Régimen sancionador: la omisión de este requisito de control horario o la presencia de irregularidades sustanciales en su ejecución se clasifica como una infracción seria en el ámbito laboral. Las penalizaciones económicas fijadas por la Administración pueden oscilar entre los 751 € y los 7.500 €.

En Arrabe, ponemos a tu disposición una serie de servicios orientados a optimizar la gestión del registro de la jornada laboral.

• Portal del empleado: cada trabajador puede registrar su jornada, revisar sus horas y gestionar trámites laborales de forma rápida y autónoma.
• Comunicación con el empleado: la comunicación con el empleado facilita la coordinación diaria, el envío de notificaciones y la gestión de incidencias relacionadas con el registro horario y otros procesos laborales
• Agilidad administrativa: permite gestionar trámites laborales y registros horarios de forma rápida y eficiente, reduciendo tiempos y evitando cargas innecesarias.
• Accesibilidad y seguridad: la plataforma ofrece accesibilidad total y máxima seguridad, con acceso online mediante web o app desde PC, tablet o smartphone. Cada empleado cuenta con un espacio privado que protege su información personal y garantiza el cumplimiento de la normativa RGPD

Para ajustarse a la normativa vigente, los sistemas utilizados para registrar la jornada laboral deben ser fiables y, además, cumplir con los requisitos establecidos en materia de protección de datos.

• Inviabilidad de métodos biométricos: los sistemas que se basan en la biometría, como la lectura de huella dactilar, el reconocimiento facial o el escáner de la palma de la mano, han sido desaconsejados e incluso prohibidos por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), siguiendo las directrices europeas. La razón principal radica en el alto riesgo que supone el tratamiento de datos tan sensibles. Su uso solo se justificaría en situaciones extremas donde no sea viable emplear ninguna otra alternativa.
• Exclusión de sistemas manuales: los sistemas de control horario basados en soporte físico no son considerados adecuados para satisfacer las exigencias de la normativa actual. Por lo tanto, quedan descartados los registros en hojas de papel que se rellenan manualmente, las tradicionales fichas o tarjetas de cartón y cualquier otra herramienta que no utilice tecnología digital. Los sistemas válidos deben permitir la inalterabilidad y la fácil conservación de los datos durante el plazo legal.